BZA Homepage



Handleiding RBS

Op deze pagina vindt u uitleg over het Relatie Beheer Systeem van BZA. Deze pagina is opgezet als handleiding voor de gebruikers van dit systeem.

Inhoud

Algemeen
Organisaties
Contacten
Projecten
Correspondentie
Contactverslagen
Actiepunten
Groepen
Selecties
Zoeken

Algemeen

In het RBS vindt u alle belangrijke gegevens van uw relaties op één plaats bij elkaar: alle adresgegevens, contactverslagen, correspondentie (er is o.a. een koppeling met Microsoft Word aanwezig), actiepunten, projecten (lead registratie) en er is ook een mogelijkheid om zelf extra velden toe te voegen (voor organisaties, contacten en projecten).
U kunt deze gegevens gemakkelijk opzoeken via de zoekschermen en u kunt er ook gemakkelijk selecties van maken om bijvoorbeeld een mailing te versturen.
De projecten (of verkoop items) bieden een overzicht ter ondersteuning van de verkoopafdeling van uw organisatie. Op deze manier kunt u de verkoop overzichtelijk in kaart brengen en optimaliseren. Er kunnen overzichten (leadlijsten) per verkoper worden gemaakt zodat u snel kunt zien wat er in de pipeline zit.

Organisaties

Organisatiescherm

Het organisatiescherm biedt een volledig overzicht van alle gegevens van de organisatie.
In het bovenste gedeelte van het scherm vindt u algemene gegevens van de organisatie: Naam, Postadres, Bezoekadres, Telefoon, Fax, Taal, E-mail, Internetsite, Branche, Relatiesoort, Klantniveau, Contactniveau, BIK’95 code, Verantwoordelijke persoon voor de instelling uit uw organisatie en de Status.
In het onderste gedeelte van het scherm vindt u een serie tabbladen met aanvullende informatie: Contactpersonen, Correspondentie (aanmaken en opzoeken), Contactverslagen (bijv. bezoekverslag of telefonische afspraken), Actiepunten, Projecten, Prijsafspraken, Notities, o-Groep, oc-Groep en Extra Gegevens (dit zijn aanvullende velden die de applicatiebeheerder kan definiëren via de stamgegevens).

 

Uitleg en tips:

  • Zorg ervoor dat u in de modus “Organisatie wijzigen” of “Organisatie toevoegen” zit als u gegevens wilt invoeren, u kunt dit wijzigen dmv de knop met het brilletje of het potlood boven in het scherm (dit geldt ook voor het toevoegen of wijzigen van gegevens op de tabbladen).
  • Geef bij de taal de correspondentie taal aan voor deze organisatie, dus bij een orgasnisatie uit Polen kiest u geen Pools als taal maar bijvoorbeeld Engels of Duits. Bij een selectie voor bijv. een mailing kan hierop geselecteerd worden.
  • Er zijn drie markeringen aanwezig (de “vinkjes velden” rechts boven in het scherm), deze veldnamen kan de applicatiebeheerder wijzigen in de stamgegevens.
  • De BIK’95 code is een codering die is opgesteld door de Kamer van Koophandel. Deze code geeft de sector (groep branches) aan van de instelling. U kunt een overzicht van deze codes downloaden op de RBS Download pagina.
  • Het is verstandig om altijd een verantwoordelijke persoon vanuit uw organisatie te vermelden voor de orgasnisatie, zodat u weet bij wie u terecht kunt met vragen over deze organisatie (anders loopt u het risico dat het bestand vervuilt in de loop der jaren).
  • Op de tabbladen zijn diverse items vermeld (contactpersonen, correspondentie etc.). Om een item weer te geven selecteert u eerst het item (door er met de muis op te klikken) en vervolgens klikt u op het brilletje op hetzelfde tabblad, het item zal dan worden geopend.
  • U kunt op 2 manieren vanuit het organisatie scherm (via het tabblad contacten) contactpersonen koppelen aan een organisatie:
    - Een nieuw contact persoon aanmaken dmv het invoeren van de achternaam, klik daarna op de knop Contact weergeven (brilletje) om aanvullende gegevens van dit contact in te voeren in het contactenscherm.
    - U kunt ook een bestaand contact toevoegen aan de organisatie (er zijn personen die bij meerdere organisaties werkzaam zijn). Met de knop met de verrekijker kunt u een bestaand persoon zoeken en toevoegen aan deze instelling.
  • Voor uitleg over de o-Groep en de oc-Groep zie groepen.
  • Voor Extra Gegevens, waarmee u eigen extra velden kunt opnemen voor een organisatie, moet de applicatiebeheerder deze velden eerst definiëren in de stamgegevens.

Contacten

Contactenscherm
Het contacten scherm biedt een volledig overzicht van alle gegevens van een contact (persoon).
In het bovenste gedeelte van het scherm vindt u Privé gegevens van een contact: Naam, Adres, Telefoon, Fax, Taal, E-mail, Markeringen, Aanhef en de Verantwoordelijke persoon voor dit contact uit uw organisatie.
In het onderste gedeelte van het scherm vindt u een serie tabbladen met aanvullende informatie: Organisaties, Correspondentie (aanmaken en opzoeken), Contactverslagen (bijv. bezoekverslag of telefonische afspraken), Actiepunten, Projecten, Notities, c-Groep, ic-Groep en Extra Gegevens (dit zijn aanvullende velden die de applicatiebeheerder kan definiëren via de stamgegevens).

Uitleg en Tips:

  • De vermelde gegevens in het bovenste deel van het scherm zijn privé gegevens. Adressen van organisaties hoeven hier niet vermeld te worden, want deze gegevens kan het RBS bij de organisaties vinden (dmv de koppeling naar 1 of meerdere organisaties in het tabblad Organisaties).
  • Geef bij elk contact aan welke aanhef dit contact heeft. Dit wordt gebruikt bij de correspondentie.
  • Geef bij de taal de correspondentie taal aan voor dit contact, dus bij iemand uit Polen kiest u geen Pools als taal maar bijvoorbeeld Engels of Duits. Bij een selectie voor bijv. een mailing kan hierop geselecteerd worden.
  • Op de tabbladen zijn diverse items vermeld (organisaties, correspondentie etc.). Om een item weer te geven selecteert u eerst het item (door er met de muis op te klikken) en vervolgens klikt u op het brilletje op hetzelfde tabblad, het item zal dan worden geopend.
  • Voor uitleg over de c-Groep en de oc-Groep zie groepen.
  • Voor Extra Gegevens, waarmee u eigen extra velden kunt opnemen voor een contact, moet de applicatiebeheerder deze velden eerst definiëren in de stamgegevens.

Projecten

Projectenscherm
Het projecten scherm biedt een volledig overzicht van alle gegevens van een project.
In het bovenste gedeelte van het scherm vindt u algemene gegevens van een project: Naam, Omschrijving, Product, Bron, Plaats, Land, Toepassing, Fase, Status, Datum en de Verantwoordelijke persoon voor dit project uit uw organisatie.
In het onderste gedeelte van het scherm vindt u een serie tabbladen met aanvullende informatie: Relaties, Actiepunten, Notities, Verslag, Verkoop en Extra Gegevens (dit zijn aanvullende velden die de applicatiebeheerder kan definiëren via de stamgegevens).

Uitleg en Tips:

  • Bij het tabblad relaties kan een organisatie en/of een contact worden ingegeven. Als u eerst een organisatie ingeeft dan kunt u daarna alleen contacten van deze organisatie invoeren. Om dit ongedaan te maken wist u de tekst van de organisatie, daarna zijn weer alle contacten uit de contactendatabase zichtbaar.
  • In het tabblad Verkoop kunt u de projectwaarde ofwel verkoopwaarde ingeven. Dmv het slagingspercentage bepaalt u het gewogen gemiddelde van dit project. U kunt vervolgens overzichten maken van de projecten met de verkoopwaardes zodat u een overzicht (leadlijst) heeft wat er in de (nabije) toekomst te verwachten is aan verkoop.
  • Voor Extra Gegevens, waarmee u eigen extra velden kunt opnemen voor een project, moet de applicatiebeheerder deze velden eerst definiëren in de stamgegevens.

Correspondentie

Alle organisaties hebben te maken met correspondentie. Meestal wordt dit in verschillende klantmappen opgeslagen op het netwerk. Dit wordt meer en meer in de loop der jaren, en het wordt steeds lastiger om correspondentie terug te vinden. Het RBS biedt u hier een oplossing voor. De correspondentie wordt in dit systeem aan de relaties gekoppeld. U kunt uw relaties en dus ook uw correspondentie snel terugzoeken. Het aanmaken van de correspondentie gaat heel eenvoudig. Er is een mogelijkheid om een keuze te maken uit sjablonen zodat er al diverse velden door het RBS worden gevuld in uw brief (bijv. NAW gegevens en aanhef). Ook is het mogelijk om briefnummers te genereren voor uw correspondentie (hiervoor moeten wel de initialen van de gebruikers gevuld zijn in de stamgegevens). U kunt correspondentie stukken bundelen in dossiers en deze dossiers zijn vervolgens weer gemakkelijk op te roepen zodat u een overzicht krijgt van de correspondentie over verschillende instellingen en contacten heen.

Uitleg en Tips:

  • De applicatiebeheerder kan in de stamgegevens dossiers aanmaken. Bijvoorbeeld een dossier “Offerte product X”. Alle offertes van product X die naar de verschillende organisaties worden gestuurd, worden aan dit dossier verbonden. Het is dan via het overzicht dossierinzage mogelijk om deze offertes makkelijk terug te vinden en gegevens hieruit weer te gebruiken voor bijvoorbeeld een nieuwe offerte.
  • De applicatiebeheerder moet de initialen van de gebruikers vullen in de stamgegevens. Deze moeten voor elke gebruiker verschillend zijn. De opbouw van het briefnummer is als volgt: [laatste 2 cijfers van het jaartal] . [initialen gebruiker] . [volgnummer wat elk nieuw jaar weer bij 1 begint]
  • Als er een contactpersoon wordt geselecteerd bij nieuwe correspondentie dan is het van belang dat de aanhef van dit contact is ingegeven in het scherm Contacten. Als dat niet is gebeurd zal de aanhef in de brief niet volledig zijn.

Contactverslagen

Het is zeer eenvoudig om een contactverslag van bijv. een telefoongesprek of een bezoek te registreren in het RBS. Hierdoor zullen uw medewerkers deze informatie met elkaar delen zodat iedereen direct inzicht heeft wat er met de relatie is afgesproken. Hierover kan ook zeer eenvoudig een rapportage opgeroepen worden zodat uw vertegenwoordigers altijd beslagen ten ijs komen bij uw relaties.

Actiepunten

Het is zeer eenvoudig om actiepunten in het RBS bij te houden, iedereen heeft inzicht in de status ervan en hierover is ook zeer eenvoudig te rapporteren.

Groepen

U kunt organisaties en contacten bundelen in groepen. Op deze groepen kunt u later selecties maken (voor bijvoorbeeld een mailing).

 

Er zijn 3 soorten groepen:
o-Groep: Organisatie groep
oc-Groep: Organisatie-contact groep
c-Groep: Contact groep

In de stamgegevens kunt u deze groepen definiëren.

Aan de hand van onderstaand voorbeeld wordt duidelijk waar u de groepen voor kunt gebruiken.

Situatie:
Met kerstmis wilt u iets speciaals doen voor uw relaties. U wilt een aantal organisaties een kerstboom sturen. Tevens zijn er veel contactpersonen die een kerstkaart moeten ontvangen op het adres van de organisatie waar ze werken. Er is ook een kleine groep contactpersonen die heel erg belangrijk zijn voor uw organisatie, deze contacten krijgen ook nog een kerstpakket thuis gestuurd op het privé adres.

Oplossing:
In de stamgegevens moet de applicatiebeheerder eerst groepen aanmaken waarin u uw relaties kunt bundelen. vervolgens worden de relaties aan een groep gekoppeld. Daarna kunt u selecties maken met de groepen.

Aanmaken van de Groepen in de Stamgegevens:

  • Maak een o-Groep aan “Kerstbomen”
  • Maak een oc-Groep aan “Kerstkaart”
  • Maak een c-Groep aan “Kerstpakket Privé”

Koppelen van de Groepen aan de relatie:

  • Bij de organisaties die een kerstboom moeten krijgen voert u de o-Groep “Kerstbomen” in op het scherm Organisaties.
  • Bij de contacten die een kerstkaart moeten ontvangen op het adres van de organisatie voert u de oc-Groep “Kerstkaart” in op het scherm Organisaties of Contacten.
  • Bij de contacten die een kerstpakket moeten ontvangen op het privé adres voert u de c-Groep “Kerstpakket Privé” in op het scherm Contacten.

U kunt nu in het scherm Selecties drie selecties aanmaken:

  • Maak een nieuwe selectie aan met de naam Kerstbomen, geef als criteria alleen de o-Groep “Kerstbomen” op. Selecteer bij de output: Organisatie database.
  • Maak een nieuwe selectie aan met de naam Kerstkaart, geef als criteria alleen de oc-Groep “Kerstkaart” op. Selecteer bij de output: Organisatie en Contacten database, Adres van de organisatie.
  • Maak een nieuwe selectie aan met de naam Kerstpakket Privé, geef als criteria alleen de c-Groep “Kerstpakket Privé” op. Selecteer bij de output: Contacten database.

Druk op de knop selecteren en daarna op de knop overzicht. Met de knop Worddocument kunt u een mailing maken in Word, lees in Word eerst de tekst in de helpfile m.b.t. “Afdruk samenvoegen”, u kunt de instellingen in Word wijzigen via het menu [Extra, Afdruk samenvoegen]. Als u etiketten wilt maken dan moet u in Word via het menu [Extra, Afdruk samenvoegen] bij stap 1 “Adres etiketten” kiezen en geef vervolgens het type etiket aan. Als u een Engelstalige versie van Word heeft dan heet het menu [Tools, Mailmerge].

Selecties

Middels het scherm selecties kunt u selecties definiëren en opslaan. In het RBS zijn 2 belangrijke databases opgeslagen die als basis van de selecties dienen: de Organisatie database en de Contacten database. Deze databases kunt u selecteren in het tabblad Output. Afhankelijk van deze selectie van de database zijn er tabbladen beschikbaar, waarop u selectiecriteria kunt ingeven.

 

Selectie van alleen de Organisatie database:
Er wordt voor de output alleen naar de organisaties gekeken. De contactpersonen worden allen genegeerd. Elke organisatie komt maar 1 keer voor in de output (zonder de vermelding van een contactpersoon) en het adres is altijd het postadres van de organisatie.

Selectie van alleen de Contacten database:
Er wordt voor de output alleen naar de contacten gekeken. Alle organisaties worden genegeerd. Elk contact komt maar 1 keer voor in de output (zonder de vermelding van de organisaties) en het adres is altijd het privé adres van de contacten.

Selectie van de Organisatie database en de Contacten database:
Er wordt voor de output zowel naar de organisaties als de contacten gekeken. Organisaties en contacten kunnen meerdere keren voorkomen in de output, maar wel met een unieke combinatie van “organisatie en contact”. U kunt kiezen uit het postadres van de organisatie of het privé adres van de contacten.
Voorbeeld 1: Als er bijv 5 contacten zijn ingegeven voor organisatie A dan komt elk contact van organisatie A voor in de output dat voldoet aan de contacten selectiecriteria. Organisatie A zal dan ook voor elk van deze contacten vernoemd worden.
Voorbeeld 2: Een contact kan werkzaam zijn bij meerdere organisaties (dit kunt u aangeven in het contacten scherm). Jan de Wit is werkzaam bij organisatie A en bij organisatie B. Als organisatie A en B beide voldoen aan de criteria (en Jan de Wit ook) dan komt Jan de Wit 2 keer in de output voor: 1 keer bij organisatie A en 1 keer bij organisatie B.

 

Zoeken

Op de zoekschermen kun u verschillende criteria opgeven. Als u begint met typen dan zal de selectie bij elke letter kleiner worden, dit ziet u direct voor u, zodat u snel een keuze kunt maken. Met de knop met het brilletje kunt u bijvoorbeeld naar de juiste organisatie springen.
U kunt ook een * gebruiken in de criteria, het * staat voor “het maakt niet uit wat er staat”.

 

Voorbeeld:
U heeft 250 architectenbureau’s in het organisatie bestand staan. De namen van de organisaties beginnen allemaal met het woord “Architectenbureau ….” ("Architectenbureau Janssen", "Architectenbureau Pieterse", "Architectenbureau Klaver en Zn" etc.). Als u wilt zoeken naar Architectenbureau Jansen dan moet u eerst het woord Architectenbureau intypen en dat is lastig.

Het * biedt de uitkomst:
*jans
U kunt *jans intypen en dan zal "Architectenbureau Jansen" in de selectie zitten, maar ook "Advocatenkantoor Jansen" en "Loodgieterbedrijf Jansen".
ar*jans
U kunt het * ook in het midden zetten door ar*jans in te typen, dan blijft alleen "Architectenbureau Jansen" over.